Pubblicato il 3 Agosto 2023
L’obbligo di invio fattura elettronica è entrato in vigore a partire dal 1° gennaio 2019 per le operazioni eseguite da aziende e liberi professionisti verso altre Partite IVA e verso i consumatori finali. Da questo obbligo rimangono attualmente esonerati solamente alcuni soggetti. Verso le realtà della Pubblica Amministrazione l’obbligo era già in vigore dal 2014.
Qualcosa che riguarda le cessioni dei beni come le prestazioni di servizi tra soggetti che risultano residenti o si sono stabiliti in Italia.
Con l’avvento della e-fattura, questo l’altro nome con cui è conosciuta la fattura elettronica, il documento viene predisposto nel linguaggio XML..
La trasmissione viene fatta per via telematica tramite il Sistema di Interscambio o SdI, il quale consente di dialogare con l’Agenzia delle Entrate.
Esso funziona come una sorta di postino: da un lato verifica che i dati inseriti siano quelli necessari; dall’altro controlla che le partite IVA di ambo le parti effettivamente esistano.
I campi obbligatori sono i medesimi delle fatture cartacee, con l’aggiunta dell’indirizzo telematico di riferimento. Ma entriamo più nel dettaglio!
Cosa serve per predisporre una fattura elettronica
Per la compilazione di una fattura elettronica è necessario in primo luogo dotarsi di un device digitale che presenti una connessione internet.
Inoltre, occorre avvalersi di un software per la compilazione del file della fattura in formato XML.
Esistono dei programmi gratuiti da poter adoperare? L’Agenzia delle Entrate ne ha ideato tre. Vediamoli insieme:
- Software scaricabile su computer.
- Procedura web disponibile sul sito dell’Agenzia delle Entrate al portale “Fatture e Corrispettivi”.
- App dedicata per smartphone e tablet.
Questo tipo di soluzioni risultano consigliate in special modo per quanti emettono una quantità ridotta di fatture.
La maggior parte delle aziende e dei professionisti preferisce adoperare programmi privati, in special modo i software di gestione dell’attività.
Si tratta di prodotti di ultima generazione che, oltre alla fatturazione elettronica, consentono di gestire in modo ottimale altre operazioni, ad esempio l’emissione di preventivi, la registrazione delle spese o la compilazione della prima nota.
L’obbligo di fatturazione elettronica interessa tutti coloro che hanno partita IVA, salvo quanti hanno predisposto un regime di contabilità di tipo forfettario e nel 2021 hanno realizzato un reddito non superiore ai 25.000 euro per quanto riguarda i ricavi o compensi.
Tale eccezione vale ancora per poco, in realtà. Per tutti i contribuenti che hanno accesso a tale regime fiscale l’obbligo di emissione dell’e-fattura è previsto a partire dal 1° gennaio 2024.
Fattura elettronica: quali sono i campi obbligatori
Ci sono dei dati obbligatori per tutte le fatture. Vediamo quali sono quelli imprescindibili da inserire prima dell’invio:
- Data di emissione della fattura.
- Numero progressivo che ne permette l’identificazione univoca. Si può predisporre la numerazione in maniera indefinita (n.° 1, n.° 2, n.° 3, n.° 4, ecc. ecc) oppure su base annua (n.° 2023/1, n.° 2023/2, n.° 2023/3, n.° 2023/4, ecc. ecc.)
- Dati di chi emette la fattura: nome, cognome, indirizzo, codice fiscale e partita IVA.
- Dati del cliente: nome della società o della persona fisica, indirizzo, codice fiscale e partita IVA.
- Descrizione della prestazione professionale per cui viene emessa la fattura.
- Importo, suddiviso secondo i seguenti campi: imponibile IVA, corrispettivo dell’IVA, totale della fattura.
- IVA (quando prevista).
- Codice destinatario.
Questi sono i dati “minimi e insindacabili”, potremmo dire, che è imprescindibile inserire all’interno della compilazione di una fattura, ma è possibile aggiungerne anche altri: dal tipo di documento fino all’imposta di bollo.
Rispetto all’imposta di bollo, una delle domande di maggior interesse è quando è necessario pagarla. Essa risulta obbligatoria nel caso delle fatture con importi superiori ai 77,47 euro per i corrispettivi che non risultano assoggettati all’IVA.
Il pagamento dell’imposta va effettuato per tutte le fatture che rientrano nei requisiti elencati ed è valido anche per quei soggetti che non detengono obbligo di e-fattura.
Cosa succede dopo la compilazione della fattura
Una volta che la compilazione è stata fatta in maniera corretta, non resta che firmare tramite il sistema della firma digitale.
A questo punto il documento è pronto per essere inviato al Sistema di Interscambio, il quale lo recapiterà al destinatario. Tali passaggi risultano più semplici e immediati quando ci si avvale di un software di gestione dell’attività.
Le fatture elettroniche devono poi essere conservate in formato digitale, secondo la procedura e i requisiti previsti dalla legge, per almeno 10 anni dalla data dell’ultima registrazione.