Archiviazione elettronica dei documenti: quando è obbligatoria e cosa prevede la legge?

L’archiviazione elettronica dei documenti è l’insieme di attività e processi grazie ai quali un’amministrazione garantisce accessibilità, leggibilità, autenticità e reperibilità di documenti e fascicoli informatici. In altre parole è una transizione tramite cui amministrazioni e aziende adottano regole, procedure e tecnologie, finalizzate a garantire l’identificazione univoca e l’integrità del materiale documentale nel tempo.

L’impianto normativo vigente in Italia

L’archiviazione elettronica documenti, in Italia, è prevista dal Decreto Legislativo 82 del 2005, noto anche come Codice dell’Amministrazione Digitale. Questo impianto normativo è finalizzato a promuovere la conservazione digitale, con il fine di assicurare la validità legale e la leggibilità dei documenti nel corso del tempo.

Non è da confondere con la conservazione digitale semplice, ovvero la creazione di archivi di file all’interno di un PC d’ufficio. Piuttosto si tratta di una procedura che permette di sfruttare l’efficienza e il potenziale di software appositi, che vengono integrati all’interno di un’organizzazione. Questi sistemi sono inviolabili e progettati per evolvere nel tempo e per garantire inaccessibilità a chi non è titolato a visionare dati e documenti.  

I criteri di adeguamento per l’archiviazione elettronica

Attualmente gli standard di riferimento sono tre e sono OAIS (Open Archival Information System), Uni SInCRO (Supporto all’Interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali) e PreMIS (Preservation Metadata Implementation Strategies). Questi sono stati imposti dalla normativa vigente per garantire una conservazione a norma di legge, indipendentemente dalle eventuali evoluzioni in ambito tecnologico. Ci sono aziende che, in virtù dell’accredito con l’AgID, Agenzia per l’Italia Digitale, si occupano proprio di questo genere di servizi e costituiscono la soluzione ideale per amministrazioni pubbliche e private.

Queste aziende specializzate offrono un servizio di conservazione digitale affidabile grazie a sistemi informatici sicuri e in conformità con le vigenti disposizioni normative. Al tempo stesso le soluzioni proposte dalle aziende accreditate all’AgID sono conformi agli standard di interoperabilità nonché garantite da rigorose misure di sicurezza e riservatezza. 

Tutela dell’archivio e dei dati sensibili

Questo aspetto è molto importante perché, come specificato dalla normativa, la conservazione elettronica degli archivi documentali deve garantire l’integrità e l’immodificabilità dei dati conservati.

È quanto si legge soprattutto al paragrafo 22 del Codice dell’Amministrazione Digitale, che stabilisce che le copie in supporto informatico di documenti sostituiscono, ad ogni effetto di legge, gli originali da cui sono tratte.

Si devono, inoltre, rispettare i criteri di compliance della normativa che riguarda la tutela dei dati personali, ovvero quella stabilita dal Regolamento UE 679 del 2016, meglio noto come GDPR (General Data Protection Regulation).

L’archiviazione elettronica dei documenti prevede anche la cosiddetta conservazione ottica sostitutiva, un’attività che richiede, come previsto dalla legge, esperienza e competenza certificate. Tale aspetto risulta di centrale importanza perché laddove non vi siano sufficienti capacità organizzative interne, l’improvvisazione rischierebbe di arrecare danni irreparabili e costosi.

La metodologia da seguire è stata stabilita dal CNIPA (Centro nazionale per l’informatica nella pubblica amministrazione) attraverso la Delibera del 2004 con la quale, rispetto all’acquisizione ottica, viene chiarito che il procedimento di conservazione può essere affidato in tutto o in parte ad altri soggetti pubblici e privati.

Essendo una disciplina articolata e complessa, quindi, è importante capire che non comprende solamente l’attività operativa di digitalizzazione dei documenti cartacei. A questa si aggiungono le procedure di definizione della gestione documentale, che fanno capo a un Responsabile di Conservazione.

La figura incaricata dovrà vigilare sulle procedure di acquisizione, garantire la marca temporale e la firma elettronica sui documenti e farsi carico della responsabilità giuridica di tale attività.