Spese di trasferta aziendali: ecco come ottimizzarle

Le spese di trasferta aziendali rappresentano una parte molto importante del budget aziendale e possono incidere significativamente sul bilancio a lungo termine se non gestite nella maniera corretta.

Cosa sono le spese di trasferta aziendali

Le spese di trasferta aziendali sono dei costi che l’azienda deve sostenere per la gestione di tutti i viaggi d’affari dei propri dipendenti. Queste spese includono: voli, sistemazioni, pasti, trasporti e tutti i servizi correlati e necessari come pedaggi o assistenza stradale. Per alcune aziende questi tipo di spese risultano essere una parte molto importante del budget e per tanto diventa essenziale ottimizzare la gestione di queste spese tramite una pianificazione accurata e grazie all’aiuto di alcuni servizi molto utili come ad esempio l’utilizzo di una carta carburante.

Una carta carburante per tutte le spese di mobilità

La carta carburante è un tipo di carta di credito aziendale emessa da un istituto di credito utilizzata per pagare tutte le spese di viaggio che i dipendenti sostengono per l’azienda mentre sono viaggio d’affari. Queste carte sono completamente personalizzabili e costituiscono il metodo più semplice ed affidabile per gestire le spese di trasferta di uno o più dipendenti, infatti, sono tantissimi i vantaggi che si hanno utilizzando una carta carburante. In primo luogo l’utilizzo di una carta per il pagamento è un metodo più sicuro rispetto all’utilizzo dei contanti spesso oggetto di smarrimento o furto, inoltre è possibile avere un monitoraggio preciso dei chilometri fatti e dei litri consumati garantendo anche la possibilità di un controllo in tempo reale da parte del datore di lavoro. Un altro vantaggio è sicuramente il controllo delle spese indesiderate, infatti, potranno essere bloccate preventivamente dal datore di lavoro che avrà la facoltà di selezionare attività non permesse, o, in caso di necessità, aumentare la disponibilità della carta eliminando la necessità di fastidiosissimi anticipi spesa.

La carta carburante risulta essere molto utile anche in ambito fiscale, infatti, appena la carta sarà utilizzata per un pagamento si otterrà subito la fattura elettronica rendendo più snello e trasparente il lavoro di contabilità.

Come scegliere una carta carburante

La prima cosa da prendere in considerazione durante la scelta di una carta carburante è l’utilizzo che ne verrà fatto. Infatti, ci sono vari tipi di carte carburante, ad esempio, alcune possono essere utilizzate solo in alcune stazioni di servizio facenti parte di una stessa compagnia mentre altre possono essere carte “multi-compagnie” che permettono di essere utilizzate in una qualsiasi stazione di servizio nel territorio nazionale evitando quindi inutili deviazioni e chilometri parassiti. Inoltre alcune carte carburante possono offrire dei vantaggi o dei premi come ad esempio sconti su voli o carburante tramite la raccolta di punti fedeltà.

Scegliere una carta multimarca è una delle opzioni migliori per le aziende perchè permette la massima agilità nel rifornimento potendo essere utilizzate in tutti le stazioni di servizio evitando spechi di tempo, soldi e carburante potendo scegliere la stazione più vicina o quella con il prezzo migliore.

E’ importante scegliere con attenzione la carta carburante più indicata al tipo di azienda che deve utilizzarla, capire se vi sono eventuali esigenze specifiche e valutarne i costi.